Sprawność funkcjonowania firmy jest jednym z centralnych zagadnień jej funkcjonowania — posiada przełożenie na ogólną kulturę pracy, jej produktywność oraz efektywność. W szerszej perspektywie stanowi jeden z czynników determinujących wizerunek firmy, a także jej dochody.

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów

Koszty, biurokracja, marnowanie zasobów czasowych — oto wybrane efekty nadmiernej ilości dokumentów papierowych wykorzystywanych w firmie. Digitalizacja faktur, umów oraz innych papierów wewnętrznych pozwoli na usprawnienie komunikacji w przedsiębiorstwie oraz efektywne wpisanie się w politykę ekologiczną coraz intensywniej wprowadzaną w firmach na całym świecie. Informacje na ten temat znajdują się na stronie https://www.crowe.com/pl/services/elektroniczny-obieg-dokumentow.

Wybranie i wdrożenie odpowiedniego systemu IT

Digitalizacja dokumentów nie polega na tylko na skanowaniu istniejących papierów, lecz odpowiednią ich organizację w ramach dopasowanego do potrzeb przedsiębiorstwa systemu informatycznego. Umożliwia on ich kategoryzację pod kątem ułatwionego wyszukiwania, a także dodatkową funkcjonalność w postaci przypomnień o konieczności ich podpisania oraz możliwości błyskawicznego sprawdzania ich aktualnego statusu.

Implementacja zdalnego autoryzowania dokumentacji

Jedną z korzyści płynących z korzystania z cyfrowych dokumentów jest zdalne autoryzowanie — w związku z tym, że dany papier przyjmuje niematerialną formę, nie jest konieczne fizyczne znajdowanie się w konkretnym miejscu w celu jego podpisania, weryfikacji lub autoryzacji. W jeszcze większym stopniu usprawnia to firmowy workflow.

Przypomnienia w systemie elektronicznym

Jedną z ważnych opcji w każdym systemie IT jest możliwość skorzystania z przypomnień, zwłaszcza podczas realizacji ważnych zadań bieżących. Przypomnienie może dotyczyć dowolnej aktywności — sporządzenia raportu, wysłania odpowiedniego dokumentu lub podpisania go. Szczegóły funkcjonowania tego typu rozwiązań można znaleźć na stronie https://www.crowe.com/pl.

Zapewnienie integralności systemu IT

Już po wybraniu odpowiedniego systemu oraz jego wdrożeniu, należy zapewnić jego integralność — przede wszystkim, nie podwajać wprowadzanych do niego danych w jakiejkolwiek formie, a także w odpowiednim czasie archiwizować nieużywane dokumenty. Dzięki takiej cyrkulacji workflow stanie się jeszcze bardziej przejrzysty, co wzmocni wszystkie omówione powyżej korzyści.